フリーランスは、自分で税金の管理をしていく必要があります。
経費を正しく処理することで節税できることもありますが、「これ経費になる？」「バレるとどうなる？」と不安な方も多いと思います。
本記事では、経費の考え方・具体例・注意点まで解説していきます。
そもそも「経費」とは？フリーランスにとっての定義
フリーランスにとっての「経費」とは、仕事をするうえで必要となった支出のことです。
たとえばパソコンの購入費や取引先との打ち合わせ費用など、仕事に直接関係する支出は経費に含められます。
経費にできるものは確定申告の際に収入から差し引けて、その差し引いた金額（所得）をもとに税金の金額が決まるため、結果的に税金を減らすことにつながります。
「どこまで経費にできるの？」と迷うときは、次のポイントで判断しましょう。
- 仕事に必要な出費かどうか
- プライベートと明確に区別できるか
経費になるもの一覧（具体例付き）
パソコンやデザインソフト、ライターなら原稿作成に使う文房具などは、代表的な経費です。
高額な備品は「減価償却」という方法で数年に分けて計上する必要があります。
メールや打ち合わせに欠かせないスマホ代・インターネット代は経費にできます。
ただしプライベート利用が多い場合は「仕事で使った割合」を計算して按分することとなります。
打ち合わせや取材にかかった交通費、出張で宿泊したホテル代も経費の対象です。
交通ICカードを使う場合は利用履歴を出力しておくと便利です。
自宅を仕事場として使っている場合は、家賃や電気代の一部を経費にできます。
これも「仕事に使った面積や時間」に応じて按分するのが基本です。
取引先との食事代や打ち合わせにかかったカフェ代も経費になります。
ただし当然ですが、友人との食事や純粋な飲み会は経費にならないため注意しましょう。
経費にできないケースと注意点
「ほとんど私用でしか使っていない」ものは経費になりません。
たとえば、「個人スマホで、例外的に一度仕事の連絡を確認した」などのケースは、その一部だけを経費にするのは難しいと思います。
また、家族旅行や趣味のショッピング代金はもちろん対象外です。
「家族との食事を経費にしたい」という意見もありますが、原則として事業に関係のない出費は認められません。
会社に所属していることを想像してみてください。
取引先との食事などは経費精算しますが、プライベートでの友達との食事やお出かけは、経費精算なんてしないですよね。フリーランスであれ、同じこと。経費にできるのは仕事に関係のある場合のみです。
グレーゾーンな経費は税務調査で指摘される可能性があるので注意が必要です。
原則として領収書やレシートがない出費は経費にできません。
書類は「本当に経費として使ったエビデンス」としてとっておく必要があります。
経費処理の基本ルール｜レシート管理と帳簿の付け方
領収書やレシートは日付ごとにファイルで整理しておくと、確定申告がスムーズになります。電子帳簿保存法に対応したアプリでスキャン保存するのもおすすめです。
また、freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトを使えば、自動で経費を仕訳してくれるので便利です。銀行口座やクレジットカードと連携させ、自動で入力の機能もあり、手間が減ります。
確定申告は年に1回ですが、1年分の経費をまとめて申告するのは大変なので、月ごとに整理しておきましょう。確定申告では「青色申告控除」を利用すると、さらに節税効果が高まります。
経費で損しないための節税ポイント
確定申告には、「白色申告」「青色申告」の2種類があります。青色申告をすると、最大65万円の控除が受けられるほか、赤字を翌年以降に繰り越すことも可能です。経費と合わせて活用すると大きな節税効果が期待できます。
白色申告と比べると少し手間はかかりますが、その分メリットは非常に大きく、青色申告の最大の魅力は「青色申告特別控除」です。
- 65万円控除：複式簿記で帳簿をつけ、電子申告（e-Tax）で提出した場合に適用
- 55万円控除：複式簿記で帳簿をつけ、紙で申告した場合に適用
- 10万円控除：簡易簿記で申告した場合に適用
たとえば課税所得が400万円あった場合、65万円控除を使えば335万円に圧縮できます。税金は所得に応じてかかるため、この差は大きな節税効果となります。
経費以外にも「小規模企業共済」や「iDeCo」といった制度を使えば、掛け金が全額控除の対象になります。将来の備えと節税を同時に進められるのでおすすめです。
フリーランスが経費でよくあるQ&A
打ち合わせや作業のために利用した場合は経費にできますが、趣味のカフェ巡りや私的な利用は対象外です。
基本的には経費にできません。ただし仕事のために必要な衣装（撮影用のスーツや舞台衣装など）は認められるケースがあります。
スマホ代や家賃のように仕事とプライベートが混ざる場合は、利用割合に応じて按分しましょう。合理的に計算していれば問題ありません。
まとめ
フリーランスにとって経費は、税金を抑えて手取りを増やすための大切な仕組みです。ただし、なんでもかんでも経費にできるわけではなく、「事業に必要かどうか」という視点がポイント。領収書の保管や会計ソフトを活用して、日ごろから整理しておけば確定申告もスムーズに進められます。
正しく経費を管理して、安心して仕事に集中できる環境を整えていきましょう。
