在宅ワークとして注目されている「オンライン秘書」。
「秘書」というからには、役員や経営者など上司の仕事をサポートする仕事なのではと、ざっくりイメージはできると思いますが、具体的には何をする仕事なのでしょうか。
そもそもオンラインで完結できる仕事内容なのでしょうか。
この記事では、オンライン秘書の仕事内容や必要なスキル、収入目安などを詳しく解説していきます。
オンライン秘書とは？
オンライン秘書とは、企業や個人事業主の業務をオンラインでサポートする仕事です。
「秘書」というとオフィスに出勤して、実際に対面して業務を行うことが一般的でしたが、オンライン秘書はインターネット上で業務を行います。
仕事内容はクライアントによって異なりますが、メール対応やスケジュール管理、資料作成などの事務作業を担当することが多いです。オンラインのツールを活用するので、リモートでの対応が可能になります。
近年はリモートワークの普及に伴い、オンライン秘書の需要も高まっています。在宅で働きたい人や、事務経験を活かしたい人から注目されている仕事のひとつです。
オンライン秘書の仕事内容
オンライン秘書の仕事内容は幅広く、クライアントによって担当する業務も異なります。
ここでは代表的な業務を紹介します。
クライアントに代わってメールの確認や返信を行います。
クライアントの知らないところで勝手に返信をするのはNGで、報告や相談は欠かせませんが、とはいえ必要以上に質問や相談があると、「安心して任せられない」となってしまいます。
「必要に応じて」の高い判断力が求められます。
問い合わせ対応や日程調整などを担当することもあり、円滑なコミュニケーションを支える重要な業務です。
会議や商談の日程調整、スケジュール管理もオンライン秘書の仕事です。
会議資料や提案資料、マニュアルなどの作成を任されることもあります。
WordやExcel、PowerPoint、Googleドキュメントなどを使用する機会が多いです。
オンラインなので、紙で印刷するような資料作りではなく、データの作成になります。
顧客情報の入力や市場調査、競合調査などを行うこともあります。
クライアントの希望や提案を理解し、クライアントに代わって作業を行います。
請求書の作成や経費管理など、経理業務のサポートも行うことがあります。
簿記の知識があると活かせることもあります。必須ではありませんが、求人では資格必須という条件も見つかります。
オンライン秘書に資格は必要？
結論からいうと、オンライン秘書になるために必須の資格はありません。
実際に活躍しているオンライン秘書の中にも、資格を持たずに仕事をしている人は多くいます。
クライアントが重視するのは資格よりも、
- 基本的なパソコンスキル
- コミュニケーション能力
- 丁寧な対応
- 業務を正確に進める力
などの実務スキルであることが一般的です。
ただし、以下のような資格を取得しておくとスキルの証明につながる場合があります。
- MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
- 秘書検定
- 日商簿記
資格がなくても始められる仕事ですが、学習の一環として取得を目指すのも良いでしょう。
オンライン秘書に必要なスキル
オンライン秘書は、パソコンを使って業務を進める仕事です。WordやExcel、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどの基本操作は身につけておきたいところです。
また、ZoomやChatwork、Slackなどのコミュニケーションツールを使用する機会も多くあります。高度なITスキルが必須というわけではありませんが、基本的な操作に慣れていると仕事を進めやすくなるでしょう。
オンライン秘書は、クライアントとのやり取りを通じて業務を進めます。そのため、相手に伝わりやすい文章を書く力や、丁寧な対応を心がける姿勢が大切です。
対面で話す機会が少ないからこそ、メールやチャットでのやり取りが重要になります。細かな確認や報告を適切に行うことで、クライアントとの信頼関係を築きやすくなります。
オンライン秘書は、複数の業務を同時に担当することも少なくありません。そのため、優先順位を考えながら仕事を進める力が求められます。
納期や予定を把握し、計画的に作業を進めることで業務のミスや遅れを防ぎやすくなります。特に在宅で働く場合は、自分自身のスケジュール管理も重要なポイントです。
オンライン秘書の仕事では、資料作成や情報収集を任されることがあります。集めた情報を分かりやすく整理し、必要な人に伝えられる力があると業務をスムーズに進められます。
クライアントが判断しやすい形で情報をまとめたり、必要なデータを見つけやすく管理したりする場面もあります。事務職の経験がある人は、このスキルを活かしやすいでしょう。
オンライン秘書はクライアントのサポート役として働くため、基本的なビジネスマナーも欠かせません。メールの書き方や敬語の使い方、レスポンスの速さなどが信頼につながります。
特別な資格がなくても、社会人としての基本的なマナーが身についているだけで評価されることもあります。相手に安心して仕事を任せてもらえる対応を心がけることが大切です。
オンライン秘書に向いている人
オンライン秘書は、自分が主役になる仕事というよりも、クライアントの業務を支える仕事です。そのため、人の役に立つことにやりがいを感じる人に向いています。
「ありがとう」と感謝されることがモチベーションになる人や、誰かをサポートすることが好きな人は、仕事にやりがいを感じやすいでしょう。
オンライン秘書の仕事では、スケジュール管理やデータ入力など、正確さが求められる業務も多くあります。小さなミスが大きなトラブルにつながることもあるため、丁寧に作業できる人は活躍しやすいでしょう。
普段から確認作業をしっかり行う人や、細かい部分まで気を配れる人に向いている仕事です。
オンライン秘書の業務は、地道な作業の積み重ねが中心です。華やかな仕事ばかりではないため、一つひとつの業務に真面目に取り組める人に向いています。
また、在宅で働く場合は自分で作業を進める時間も多くなります。コツコツと継続して取り組める人は、安定して仕事を続けやすいでしょう。
過去に事務職や営業事務として働いた経験がある人は、その経験を活かせる場面が多くあります。資料作成やスケジュール管理、メール対応など、これまで培ったスキルが役立つことも少なくありません。
もちろん未経験から始めることもできますが、事務経験がある人にとっては比較的挑戦しやすい在宅ワークのひとつといえるでしょう。
オンライン秘書の収入目安
収入はスキルや経験、担当する業務、稼働時間によって大きく異なります。
未経験の場合は、月数万円程度からスタートするケースもあります。
一方で、継続案件を獲得したり専門スキルを身につけたりすることで、月10万〜20万円以上を目指す人もいます。
さらに、SNS運用や経理サポートなど専門性の高い業務を担当できるようになると、より高単価な案件につながる可能性もあります。
未経験からオンライン秘書になる方法
もしまだパソコンスキルに自信がないという人は、まずは基本的なパソコンスキルを身につけることが大切です。オンライン秘書は在宅で仕事を行うため、パソコンを使った業務が中心になります。
例えば、WordやExcel、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどの基本操作は、多くの案件で求められます。また、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツール、ChatworkやSlackなどのチャットツールを使用する機会も少なくありません。
とはいえ、最初から高度なスキルが必要なわけではありません。文字入力や資料作成、表計算ソフトの基本操作などができれば応募できる案件もあります。まずは日常的にパソコンに触れながら、業務でよく使われるツールに慣れていくことから始めてみましょう。
未経験からオンライン秘書を目指す場合は、クラウドソーシングサイトを活用するのがおすすめです。
クラウドソーシングとは、仕事を依頼したい企業や個人と、仕事を探している人をつなぐサービスのことです。クラウドワークスやココナラが有名です。
オンライン秘書や事務サポートの案件も数多く掲載されており、未経験歓迎の募集が見つかることもあります。
最初は応募してもなかなか採用されないことがあるかもしれません。しかし、多くの人が同じ経験をしています。プロフィールを整えたり、応募文を改善したりしながら少しずつチャレンジを続けることが大切です。
まずは案件を探してみることで、どのようなスキルが求められているのかを知るきっかけにもなるでしょう。
未経験の場合は、いきなり高単価案件を目指すのではなく、小さな案件から経験を積むことをおすすめします。
例えば、データ入力や簡単なリサーチ業務、メール対応のサポートなどは比較的挑戦しやすい仕事です。最初は報酬よりも実績作りを重視することで、将来的により条件の良い案件へ応募しやすくなります。
また、実際に仕事を経験することで、自分の得意な業務や興味のある分野が見えてくることもあります。経験を積みながら少しずつスキルの幅を広げていくことで、対応できる業務が増え、収入アップにもつながりやすくなるでしょう。
安定して働くためには、継続案件を獲得することも重要です。
オンライン秘書の仕事は、一度きりではなく長期的なサポートを求められるケースが多くあります。そのため、クライアントとの信頼関係を築くことで、継続的に仕事を依頼してもらえる可能性があります。
例えば、レスポンスを早くする、報告・連絡・相談を丁寧に行う、納期を守るといった基本的なことを徹底するだけでも評価につながります。
継続案件が増えると毎回新しい仕事を探す手間が減るため、収入も安定しやすくなります。長くオンライン秘書として活動していきたい場合は、「信頼される対応」を意識することが大切です。
オンライン秘書は未経験から始めやすい仕事ですが、将来的に収入を伸ばしていくためには専門スキルを身につけることも有効です。
例えば、
- 分かりやすい資料作成
- ビジネスマナー
- 経理サポート
- Canvaを使った画像作成
- スケジュール管理ツールの運用
などのスキルを身につけることで、対応できる業務の幅が広がります。
クライアントから「この業務もお願いしたい」と依頼されることも増え、結果として単価アップにつながる可能性もあります。
まずは基本的なオンライン秘書業務から始め、経験を積みながら少しずつ強みを増やしていくのがおすすめです。
まとめ
オンライン秘書は、企業や個人事業主をオンラインでサポートする仕事。
仕事内容はメール対応やスケジュール管理、資料作成など幅広く、資格がなくても挑戦しやすいことが特徴です。
また、事務経験やコミュニケーション力を活かしやすく、在宅で働きたい人にも人気があります。
未経験から始める人も多いため、まずは仕事内容を理解し、自分に合っているかを確認することから始めてみてはいかがでしょうか。
